O Google Drive permite pedir a aprovação formal de um arquivo, mas o recurso não está disponível para qualquer conta. Ele serve para enviar um documento, planilha, apresentação ou outro arquivo a revisores, acompanhar a decisão e registrar se foi aprovado ou rejeitado.
Segundo a documentação oficial, as aprovações estão disponíveis para contas do Enterprise e do Google Workspace for Education Plus. Contas pessoais com endereço @gmail.com e edições padrão do Workspace não têm acesso ao recurso. Os passos abaixo consideram o Google Drive na web, conforme a documentação consultada em 18 de outubro de 2026.
Quem pode usar as aprovações do Drive
Antes de procurar o menu, confirme três condições:
- a conta é de uma edição Enterprise ou Google Workspace for Education Plus;
- o administrador não desativou ou restringiu as aprovações;
- você tem permissão de edição no arquivo e os revisores já têm acesso a ele.
A API oficial do Google informa que o Drive não compartilha automaticamente o arquivo com os revisores. Portanto, conceda a eles a permissão adequada antes de enviar a solicitação. Sem acesso ao arquivo, o pedido pode ser criado, mas o revisor não conseguirá abrir o conteúdo ou receber as notificações esperadas.
Se a opção não aparecer mesmo em uma conta elegível, o administrador pode verificar Admin Console > Apps > Google Workspace > Drive e Documentos > Aprovações. Essa área exige privilégio de administrador do Drive e Documentos.
Como pedir aprovação de um arquivo no Google Drive
- Abra o Google Drive no computador e abra o arquivo que será revisado.
- No Google Docs, Planilhas ou Apresentações, abra o menu Arquivo > Aprovações. Em outros arquivos compatíveis, clique com o botão direito no item no Drive e escolha Aprovações.
- Na barra lateral, selecione a opção para criar ou fazer uma solicitação de aprovação.
- Adicione os revisores pelo nome ou endereço de e-mail. Eles precisam ter uma Conta Google e acesso ao arquivo.
- Escreva uma mensagem curta explicando o que deve ser analisado. Se o fluxo tiver prazo, defina uma data de vencimento.
- Escolha se o arquivo ficará bloqueado durante a revisão. Um arquivo bloqueado não pode ser editado, comentado ou receber sugestões enquanto a aprovação estiver em andamento.
- Confira os revisores e as opções escolhidas e envie a solicitação.
O pedido passa a aparecer na barra lateral de aprovações. Os revisores recebem uma notificação por e-mail ou pelo Drive, conforme as configurações da conta. Se houver mais de uma pessoa, o arquivo só é aprovado quando todos os revisores aprovam. A rejeição de um único revisor encerra o pedido como rejeitado.
Como aprovar ou rejeitar o arquivo
Quem recebe a solicitação pode abrir o arquivo pelo link da notificação ou encontrá-lo no Drive:
- Abra o Google Drive no computador.
- Clique na seta para baixo da caixa de pesquisa.
- Em Aprovações, escolha Aguardando minha aprovação e clique em Pesquisar.
- Abra o arquivo pendente e leia o conteúdo e os comentários.
- No banner no alto do arquivo, clique em Aprovar ou Rejeitar. É possível incluir uma observação.
A opção Ver detalhes abre a barra lateral com o status, o prazo e o histórico da aprovação. Em Docs, Planilhas e Apresentações, também dá para filtrar as alterações feitas desde o início da revisão, desde a última aprovação ou desde a última visualização.
O que acontece quando alguém edita o arquivo
O comportamento depende da configuração escolhida na solicitação. No modo padrão, uma edição feita enquanto a aprovação está em andamento redefine as aprovações já registradas. Todos os revisores precisam analisar e aprovar a nova versão, evitando que uma decisão seja associada a um conteúdo diferente.
Também existe a opção de não redefinir as decisões durante a revisão. Ela pode ser adequada quando o grupo aceita alterações sem reiniciar todo o fluxo, mas reduz a garantia de que todos avaliaram exatamente o mesmo conteúdo. Para contratos, materiais financeiros e documentos que serão publicados, bloquear o arquivo durante a análise costuma deixar o processo mais previsível.
Como alterar ou cancelar um pedido
Abra a barra lateral de aprovação no arquivo. A partir dela, a documentação do Google permite trocar ou adicionar revisores, mudar o prazo e cancelar a solicitação. Se o arquivo for desbloqueado durante uma revisão que exige a mesma versão para todos, as aprovações anteriores serão revertidas e os revisores precisarão analisar o conteúdo outra vez.
Depois que todos aprovam, o arquivo pode ser bloqueado. Para editar um documento aprovado e bloqueado, use Arquivo > Desbloquear no Docs, Planilhas ou Apresentações. O desbloqueio depois da conclusão não apaga necessariamente a aprovação final; já uma alteração durante uma revisão ativa pode exigir novas aprovações.
Limitações e alternativas
O recurso de aprovações não substitui uma assinatura eletrônica, um sistema de gestão documental ou uma política de controle de acesso. Ele registra uma decisão sobre um arquivo dentro do Google Workspace, mas não comprova sozinho a identidade jurídica de uma assinatura nem define quem deve aprovar um processo.
Para contas pessoais ou edições não elegíveis, uma alternativa simples é manter o arquivo no Drive, controlar o acesso por pessoa e registrar o status em um documento ou planilha separada. Confira também o guia sobre como compartilhar arquivos do Google Drive com segurança antes de adicionar revisores.
Dúvidas comuns
O Google Drive envia o arquivo automaticamente ao aprovador?
Não. O arquivo precisa estar compartilhado com os revisores. A solicitação gera notificações, mas não substitui a concessão de acesso.
Uma conta Gmail pode pedir aprovação?
Não pelo recurso formal de aprovações descrito pela documentação do Google. Ele não está disponível para contas pessoais @gmail.com nem para edições padrão do Workspace.
Posso recuperar o conteúdo depois de uma alteração?
Em arquivos do Google Docs, Planilhas e Apresentações, use o histórico de versões para revisar versões anteriores. Se o problema for exclusão do arquivo, veja como recuperar um arquivo apagado no Google Drive.