Sim, dá para controlar um estoque simples no Google Sheets e receber um aviso por e-mail quando um produto chegar ao limite mínimo. A combinação de planilha, formatação condicional e Apps Script resolve uma rotina que muita pequena empresa ainda faz no caderno ou em mensagens soltas.
Neste guia, você vai montar a estrutura, destacar automaticamente os itens que precisam de reposição e criar uma automação que verifica a planilha em horários definidos. O método funciona melhor para um estoque pequeno; não é uma tentativa de transformar o Sheets em um ERP completo.
O que você vai montar
A planilha terá uma linha por produto e seis colunas: código, nome, estoque atual, estoque mínimo, data da última atualização e status. O status será calculado, não digitado manualmente. Assim, quando alguém alterar a quantidade, a indicação muda junto.
| Coluna | Exemplo | Para que serve |
|---|---|---|
| Código | CAN-001 | Identifica o item |
| Produto | Caneta azul | Nome exibido nos alertas |
| Estoque atual | 12 | Quantidade disponível |
| Estoque mínimo | 10 | Limite que dispara a reposição |
| Última atualização | 21/08/2026 | Ajuda a saber se o dado está recente |
| Status | OK ou REPOR | Indica a próxima ação |
1. Crie a estrutura no Google Sheets
Abra uma planilha nova, renomeie a primeira aba para Estoque e coloque os títulos na primeira linha. Preencha alguns produtos para testar. Use números puros nas colunas de quantidade: escrever “12 unidades” dificulta os cálculos.
Na célula F2, insira esta fórmula. Ela preenche o status das linhas automaticamente:
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="";"";IF(C2:C<=D2:D;"REPOR";"OK")))Se a sua conta usar vírgulas como separador, troque cada ponto e vírgula por vírgula. O resultado esperado é REPOR quando o estoque atual for menor ou igual ao mínimo.
2. Destaque os produtos que precisam de reposição
Selecione o intervalo A2:F e abra Formatar > Formatação condicional. Crie uma regra de fórmula personalizada com:
=$F2="REPOR"Escolha um fundo vermelho claro ou laranja. A regra não altera os dados; ela apenas transforma a tabela em um painel visual. Para evitar erros de digitação, também vale criar uma lista suspensa para categorias ou unidades usando Dados > Validação de dados.
3. Adicione um alerta automático por e-mail
O Apps Script é o ambiente do Google para automatizar arquivos como o Sheets. O código abaixo procura linhas abaixo do limite e envia um único e-mail com os itens encontrados. Ele também registra a quantidade já avisada para não mandar a mesma mensagem a cada execução.
No Sheets, abra Extensões > Apps Script, apague o conteúdo do editor e cole o código:
const EMAIL_DESTINO = 'seuemail@exemplo.com';
function enviarAlertasEstoque() {
const planilha = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const aba = planilha.getSheetByName('Estoque');
if (!aba || aba.getLastRow() < 2) return;
const quantidadeLinhas = aba.getLastRow() - 1;
const dados = aba.getRange(2, 1, quantidadeLinhas, 6).getValues();
const propriedades = PropertiesService.getScriptProperties();
const alertas = [];
const chavesPendentes = [];
dados.forEach((linha, indice) => {
const [codigo, produto, atual, minimo] = linha;
if (!produto || atual === '' || minimo === '') return;
if (Number(atual) > Number(minimo)) return;
const chave = `estoque_${codigo || indice + 2}`;
if (propriedades.getProperty(chave) === String(atual)) return;
alertas.push(`${produto}: ${atual} disponível; mínimo ${minimo}`);
chavesPendentes.push([chave, String(atual)]);
});
if (!alertas.length) return;
GmailApp.sendEmail(
EMAIL_DESTINO,
'Alerta de estoque baixo',
'Itens que precisam de reposição:\n\n' + alertas.join('\n')
);
chavesPendentes.forEach(([chave, valor]) => propriedades.setProperty(chave, valor));
}Troque seuemail@exemplo.com pelo endereço que deve receber os alertas. Na primeira execução, o Google pedirá autorização para acessar a planilha e enviar e-mails. Isso é esperado: um gatilho simples não deve ser usado para enviar mensagens porque ele tem restrições de autorização.
4. Crie o gatilho que roda sozinho
No editor do Apps Script, clique no ícone de relógio, escolha Adicionar gatilho, selecione a função enviarAlertasEstoque, escolha o tipo Baseado em tempo e defina uma frequência, como a cada hora ou uma vez por dia.
Faça um teste antes de depender do alerta: coloque um produto com estoque atual menor que o mínimo, execute a função manualmente e confirme o recebimento do e-mail. Depois, aumente a quantidade e execute de novo. A segunda execução não deve enviar um novo alerta para a mesma quantidade já avisada.
Como registrar entradas e saídas sem bagunçar o saldo
O modelo mais simples é editar diretamente a coluna “Estoque atual”. Para uma operação mais organizada, crie uma segunda aba chamada Movimentações, com data, código, tipo e quantidade, e use fórmulas para calcular o saldo. Isso cria histórico, mas também aumenta a complexidade e exige que todos registrem as movimentações corretamente.
Se você preferir trocar parte do código por uma ferramenta visual, veja também o guia do JSMS sobre como enviar respostas do Google Forms para o Telegram usando n8n. A lógica é parecida: uma entrada dispara uma ação em outro serviço.
Limitações que você precisa conhecer
- Não é um ERP: o modelo não controla lote, validade, nota fiscal, múltiplos depósitos ou inventário contábil.
- O dado continua dependendo de pessoas: se a saída não for registrada, o alerta será baseado em um número errado.
- Há limites de automação: Apps Script trabalha com cotas de execução e envio, que variam conforme a conta e o uso.
- Permissões importam: compartilhe a planilha apenas com quem precisa editar e evite deixar o código acessível a qualquer pessoa.
- O alerta não reserva produto: receber um e-mail não impede que outra venda consuma o mesmo item.
Perguntas frequentes
O Google Sheets serve para controlar estoque?
Serve para operações pequenas e médias que precisam registrar entradas, saídas e um limite mínimo. Ele não substitui um ERP quando há muitos usuários, lojas, lotes ou integrações fiscais.
Como fazer o Google Sheets avisar quando o estoque estiver baixo?
Crie colunas para estoque atual e mínimo, depois use Apps Script com um gatilho instalado por tempo para ler as linhas e enviar um e-mail quando o saldo chegar ao limite.
Preciso pagar para usar Apps Script?
O Apps Script é o ambiente de automação ligado à conta Google. Os limites de execução e envio dependem do tipo de conta e das cotas do Google, então o fluxo deve ser monitorado.
Posso usar código de barras com essa planilha?
Sim, mas a planilha sozinha não lê códigos. Você precisa de um leitor que funcione como teclado ou de um aplicativo que envie o código para uma célula.