Sim. O caminho depende da versão do aplicativo. No novo Outlook para Windows, abra Configurações > Contas > Assinaturas; no Outlook na Web, use Configurações > Contas > Assinaturas ou, em algumas telas, Email > Compor e responder. No Outlook clássico para Windows, a rota começa em Novo Email > Assinatura > Assinaturas.
Os passos abaixo seguem a documentação oficial da Microsoft para o novo Outlook para Windows, Outlook na Web, Outlook.com e Outlook clássico para Windows, consultada em 13 de outubro de 2026. Eles ensinam a criar a assinatura, escolher quando ela será inserida automaticamente e adicioná-la manualmente quando necessário.
Antes de começar
- Confirme qual Outlook está aberto: novo Outlook para Windows, Outlook clássico, navegador ou Outlook.com. Os menus não são iguais.
- Separe apenas os dados que precisam aparecer: nome, cargo, empresa, telefone profissional, site ou perfil de trabalho.
- Se usar mais de uma conta, anote qual endereço deve receber a assinatura. A Microsoft permite escolher a conta no novo Outlook.
- Prefira texto e links simples. Um logotipo grande ou muitas imagens pode deixar a mensagem mais pesada.
Novo Outlook para Windows
A Microsoft informa que o novo Outlook permite criar várias assinaturas e escolher uma para novas mensagens ou para respostas e encaminhamentos.
- Selecione o ícone de Configurações no canto superior direito.
- Abra Contas > Assinaturas.
- Se houver mais de uma conta, selecione aquela que enviará as mensagens.
- Clique em Adicionar assinatura e dê um nome que ajude a identificá-la, como “Trabalho”.
- Digite o texto no editor e ajuste fonte, cor e estilo somente se isso melhorar a leitura.
- Marque as opções para usar a assinatura em novas mensagens e em respostas e encaminhamentos. Deixe desmarcado se preferir inserir cada vez manualmente.
- Selecione Salvar.
Para inseri-la em uma mensagem específica, abra Novo email, vá à guia Mensagem, escolha Inserir > Assinatura e selecione o modelo salvo.
Outlook na Web e Outlook.com
A interface pode apresentar nomes diferentes conforme a conta e o serviço. Na página de suporte mais recente, a Microsoft indica Configurações > Contas > Assinaturas. Outra página oficial para Outlook.com indica Configurações > Email > Compor e responder.
- Abra o Outlook no navegador e selecione Configurações.
- Procure Assinaturas dentro de Contas. Se essa opção não aparecer, abra Email > Compor e responder.
- Selecione Nova assinatura ou Adicionar assinatura, dê um nome e escreva o conteúdo.
- Escolha a assinatura padrão para novas mensagens e, separadamente, para respostas e encaminhamentos, se esses campos estiverem disponíveis.
- Clique em Salvar.
Ao redigir uma mensagem, use o menu de Assinatura para inserir outra opção sem trocar a assinatura padrão.
Outlook clássico para Windows
Esses passos se aplicam à rota tradicional do Outlook para Microsoft 365 e às versões para Windows listadas pela Microsoft, como Outlook 2024, 2021, 2019 e 2016.
- Abra Novo Email.
- Na guia Mensagem, selecione Assinatura > Assinaturas.
- Na janela de assinaturas, clique em Novo, dê um nome à assinatura e confirme.
- Digite ou cole o texto em Editar assinatura.
- Em Escolher assinatura padrão, selecione a conta e defina uma opção para novas mensagens e outra para respostas ou encaminhamentos, se quiser automatizar a inserção.
- Selecione Salvar e depois OK.
O que colocar na assinatura
Uma assinatura profissional precisa ajudar o destinatário a identificar e contatar você. Um modelo enxuto pode ter nome, cargo, empresa, telefone de trabalho e um link relevante, como o site ou uma página de atendimento.
- Inclua: nome, função, empresa e um canal profissional que você realmente acompanha.
- Evite: CPF, endereço residencial, telefone pessoal, dados de clientes e informações que não precisam ser distribuídas em todos os e-mails.
- Revise links: confira o endereço antes de salvar e remova links antigos quando mudar de empresa ou função.
- Use mais de uma assinatura: uma versão interna pode ser diferente da usada para clientes, desde que cada uma tenha um objetivo claro.
Quando a assinatura não aparece
- Abra novamente a área de assinaturas e confirme se você salvou as alterações.
- Verifique se a assinatura foi associada à conta correta, principalmente quando o Outlook tem mais de uma conta.
- Confira as opções de novas mensagens e de respostas ou encaminhamentos. Se elas estiverem desmarcadas, insira a assinatura manualmente pelo menu Assinatura.
- Se o caminho indicado não existir, confirme se está no novo Outlook, no Outlook clássico ou no navegador. A própria Microsoft separa as instruções por versão.
Segurança e privacidade
A assinatura é repetida em muitas mensagens, então trate seu conteúdo como informação pública. Use apenas contatos profissionais necessários, não inclua documentos, códigos, senhas ou dados de clientes e revise o destinatário antes de enviar mensagens com links e anexos.
Perguntas frequentes
Posso ter mais de uma assinatura?
Sim. Segundo a documentação oficial da Microsoft, o Outlook permite configurar várias assinaturas e escolher qual usar ao escrever uma mensagem. Isso é útil para separar comunicações internas, atendimento e mensagens pessoais.
Como inserir a assinatura só em um e-mail?
Deixe as opções automáticas desmarcadas e, ao redigir a mensagem, use o menu Assinatura para escolher o texto salvo.
O Outlook para Mac usa o mesmo caminho?
Não necessariamente. A página da Microsoft usada como fonte separa o Outlook para Mac em uma orientação própria. Este guia cobre o novo Outlook para Windows, o Outlook clássico para Windows, o Outlook na Web e o Outlook.com.
Fontes oficiais e próximos passos
Segundo a documentação oficial da Microsoft sobre assinaturas no Outlook, os nomes dos menus variam conforme a versão. A página de introdução ao novo Outlook para Windows também explica como identificar a nova interface.
Depois de ajustar a assinatura, você pode organizar a caixa de entrada com o guia de regras no Outlook, programar mensagens com o tutorial de envio agendado ou encontrar conversas usando a pesquisa do Outlook.