Uma caixa de correio compartilhada permite que várias pessoas acompanhem e respondam mensagens de um endereço comum, como contato@empresa.com.br ou suporte@empresa.com.br. O acesso é feito com a conta de cada funcionário: não é preciso criar nem compartilhar uma senha para a caixa.
O administrador do Microsoft 365 precisa criar a caixa e adicionar os membros antes do uso. Este guia reúne os caminhos do Novo Outlook para Windows, do Outlook na Web e do Outlook para Android e iPhone, conforme a documentação consultada em 27 de outubro de 2026. Os nomes dos menus podem mudar com as atualizações.
O que você precisa antes de começar
- Uma conta corporativa ou escolar do Microsoft 365 com Exchange Online. A caixa compartilhada não é um recurso de uma conta pessoal comum do Outlook.com.
- Um administrador do Microsoft 365 ou do Exchange para criar a caixa e conceder o acesso.
- Uma permissão de Acesso Total para abrir, ler e organizar as mensagens. Para enviar pelo endereço comum, também é necessário Enviar como ou Enviar em nome de.
Segundo a documentação oficial da Microsoft, Acesso Total sozinho não permite enviar mensagens. Com Enviar como, o destinatário vê apenas o endereço da caixa compartilhada; com Enviar em nome de, o Outlook informa que a mensagem foi enviada por você em nome da caixa.
Como criar a caixa compartilhada
Estas etapas são para o administrador do Microsoft 365. Em uma organização com Exchange híbrido, a Microsoft orienta usar o Centro de Administração do Exchange local.
- Entre no Centro de administração do Microsoft 365 com uma conta de administrador global ou de administrador do Exchange.
- Abra Teams e grupos > Caixas de correio compartilhadas. Se o item não aparecer, use Mostrar tudo no menu.
- Selecione Adicionar uma caixa de correio compartilhada.
- Digite o nome da caixa. O Microsoft 365 sugere o endereço de e-mail, que pode ser ajustado antes de salvar.
- Selecione Salvar alterações. A criação pode levar alguns minutos.
- Em Próximas etapas, escolha Adicionar membros a esta caixa de correio, selecione Adicionar membros, escolha as pessoas e confirme.
O administrador pode revisar as permissões no Exchange em Destinatários > Caixas de correio, abrindo a delegação da caixa. Para o uso comum, conceda Acesso Total e Enviar como às pessoas que realmente atenderão aquele endereço.
Como abrir no Novo Outlook para Windows
- Depois que o administrador conceder o acesso, feche e abra novamente o Novo Outlook. A caixa pode aparecer sozinha no painel de pastas.
- Se ela não aparecer, selecione Email no painel de navegação.
- No painel Pastas, clique com o botão direito no nome da sua conta e selecione Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.
- Digite o nome ou o endereço da caixa, como suporte@empresa.com.br, e confirme.
- Abra Compartilhado comigo e selecione a caixa para ver pastas como Caixa de Entrada, Rascunhos e Itens Enviados.
Como abrir no Outlook na Web
- Entre no Outlook na Web usando sua conta corporativa.
- No painel esquerdo, clique com o botão direito em Pastas ou no nome da sua conta.
- Selecione Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.
- Digite o nome ou endereço da caixa e confirme. Ela ficará listada junto às suas pastas.
Para abrir a caixa separadamente, selecione sua foto ou suas iniciais no alto da página, escolha Abrir outra caixa de correio, informe o endereço e selecione Abrir. Esse modo é útil para uma equipe que acompanha a caixa em uma janela própria.
Como adicionar no Outlook para Android ou iPhone
- Abra o Outlook para Android ou iOS e entre primeiro na sua conta de trabalho.
- Abra o painel de navegação e toque em Adicionar conta.
- Escolha Adicionar uma caixa de correio compartilhada.
- Se houver mais de uma conta no aplicativo, selecione aquela que recebeu a permissão para acessar a caixa.
A Microsoft informa que o recurso móvel exige que sua caixa e a caixa compartilhada estejam no Exchange Online e usem a sincronização nativa da empresa.
Como enviar mensagens pelo endereço compartilhado
- Abra uma nova mensagem no Outlook.
- Se o campo De não aparecer, abra Opções e ative Mostrar De.
- Selecione De e escolha o endereço da caixa compartilhada. Se ele não estiver na lista, use Outro endereço de e-mail e digite o endereço completo.
- Escreva a mensagem e envie.
Confira o campo De antes de responder um cliente. Abrir uma mensagem dentro da caixa compartilhada não garante, por si só, que o Outlook selecionará o endereço comum como remetente.
Calendário compartilhado e mensagens enviadas
A caixa compartilhada inclui um calendário que pode ser usado pela equipe para registrar visitas, plantões ou horários de atendimento. Depois que o acesso for concedido e o Outlook for reiniciado, abra a exibição de calendário e selecione o calendário da caixa.
Segundo a documentação da Microsoft, uma configuração padrão pode salvar a mensagem enviada na pasta Itens Enviados da pessoa que enviou, e não na caixa compartilhada. Se a equipe precisa consultar todas as respostas no mesmo lugar, o administrador deve revisar a configuração de cópia de mensagens enviadas no Exchange.
A caixa compartilhada não apareceu
- Espere e reinicie o Outlook: alterações recentes de associação podem levar alguns minutos para aparecer.
- Confira a permissão: Acesso Total abre a caixa; Enviar como ou Enviar em nome de habilita o envio. O administrador precisa atribuir as permissões corretas.
- Adicione manualmente: use Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio no Novo Outlook ou na Web.
- Verifique grupos de segurança: o mapeamento automático do Outlook pode não funcionar quando o acesso é herdado de um grupo. Nesse caso, o administrador pode conceder o acesso diretamente ou orientar a adição manual.
Limites e cuidados de segurança
Não entre diretamente na conta da caixa compartilhada nem tente descobrir uma senha. A Microsoft orienta manter a conta associada desabilitada e fazer o acesso pela conta individual de cada membro.
Sem uma licença própria, a caixa compartilhada tem limite de 50 GB. Armazenamento maior, arquivamento e alguns recursos avançados podem exigir uma licença do Exchange Online. A Microsoft também informa que pessoas de fora da organização, como usuários de Gmail sem conta no Microsoft 365 da empresa, não devem ser adicionadas como membros.
Se muitas pessoas precisarem trabalhar ao mesmo tempo na mesma fila, avalie um grupo do Microsoft 365. A documentação alerta que o uso intenso por mais de 25 pessoas pode causar falhas de conexão ou mensagens duplicadas.
Dúvidas comuns
Posso usar uma caixa compartilhada com senha própria?
Não é o fluxo recomendado. Cada pessoa deve usar sua conta corporativa e receber as permissões necessárias. A conta da caixa compartilhada deve permanecer desabilitada.
Acesso Total permite responder clientes?
Não sozinho. Para enviar pelo endereço da equipe, peça ao administrador Acesso Total e Enviar como, ou Acesso Total e Enviar em nome de, conforme a identificação que a empresa deseja mostrar.
Uma caixa compartilhada substitui um grupo do Microsoft 365?
Não em todos os casos. A caixa compartilhada é adequada para um endereço comum de atendimento e para um calendário de equipe. Para uma equipe maior ou para colaboração com recursos próprios de grupos, compare os dois modelos antes de decidir.
Fontes oficiais
- Abrir e usar uma caixa de correio no Outlook, Microsoft Support.
- Criar uma caixa de correio compartilhada, Microsoft Learn.
- Sobre caixas de correio compartilhadas no Microsoft 365, Microsoft Learn.
- Gerenciar permissões para destinatários no Exchange Online, Microsoft Learn.
- Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook Mobile, Microsoft Support.
Para organizar a caixa pessoal antes de trabalhar com a equipe, consulte também os guias do JSMS sobre regras no Outlook e modelos de e-mail.